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    2020-01-08发布单位:党政办公室作者:发布人:辛百哲

    南京理工大学紫金学院公文处理办法

    2014年5月修订)

     

    第一章    

    第一条  为进一步规范学院公文处理工作,提高公文处理效率和公文质量,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),结合我院实际,制定本办法。

    第二条  学院公文是学院党政管理过程中形成的,在学院范围内具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达上级方针政策、指示,发布学院规章制度,指导、布置工作,实施学院管理功能的重要载体,也是学院对外联系,请示、报告或商洽工作的重要工具。

    第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

        第五条  学院党政办公室是学院公文处理的管理机构,负责指导各单位严格遵照本办法做好学院公文处理工作。

     

    第二章  公文种类

    第六条  学院公文种类主要有:

    (一)决议。适用于学院重要会议讨论通过的重大决策事项。

    (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

    (三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (四)公告。适用于向院内外宣布学院重大事项。

    (五)通告。适用于公布院内外各有关方面应当遵守或者周知的事项。

    (六)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文;任免人员等。

    (七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

    (八)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

    (九)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

    (十)批复。适用于答复下级单位请示事项。

    (十一)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

    (十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

     

    第三章公文格式

        第七条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

    (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

    (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

    (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

    (四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

    (五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

    (六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

    (七)标题。应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,上行文一般应当在标题中标明发文单位。

    (八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

    (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

    (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

    (十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

    (十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。

    (十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

    (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

    (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

    (十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

    (十七)印发单位和印发日期。公文的印发单位和送印日期。

    (十八)页码。公文页数顺序号。

    第八条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

    第九条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

    第十条  学院公文用纸种类:

    (一)“南京理工大学紫金学院”(红字版头)文件纸,用于学院行政发文;“中共南京理工大学紫金学院委员会”(红字版头)文件纸,用于学院党委发文。

    (二)“南京理工大学紫金学院函”(红字版头)函件纸,用于以学院名义向不相隶属单位发出的公文。

    第十一条  公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

     

    第四章行文规则

    第十二条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

    第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

    第十四条   上行文应当遵循以下规则:

    (一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

    (二)向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经学院行政或党委同意或者授权。

    (三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

    (四)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。

    (五)受双重领导的单位(工作)向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

    (六)学院对外上行文公文代字统一使用“紫金”或“紫金党”。学院工会、团委等接受同级党组织和上级组织双重领导的党群机构可使用本机构公文代字发上行文。(见附件2)。

    (七)院内各单位向学院领导呈交的请示、报告等院内上行文,使用部门(系)公文代字、以部门(系)名义行文、盖部门(系)印章。

    第十五条  下行文应当遵循以下规则:

    (一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。

    (二)涉及多个单位职权范围内的事务,单位之间未协商一致的,不得行文。

    (三)以学院(党委)名义行文,面向全院各单位或相关单位布置工作、传达通知等,由职能部门承办、使用学院(党委)公文代字、盖学院(党委)印章;各部门(系)向下属机构布置工作等,由该部门(系)发文、使用部门(系)公文代字,盖部门(系)印章。

    第十六条 平行文应遵循以下规则:

    (一)学院对外平行文一般采用函的形式,用于与同级单位或不相隶属单位沟通工作。

    (二)学院内部平行文用于各单位沟通、协调工作。

    第十七条  同级单位必要时可以联合行文。学院内设机构除学院授权的党政办公室外不得对外正式行文。

    第十八条  学院各类委员会、工作领导小组以及科研、学术、群众性等非实体性机构原则上不发公文,如需发文由相关机构等报院务会审议同意后方可发文。

    第十九条  公文为规章制度的,在正文开始时要说明建规立制的法律法规和政策等方面的依据,在正文末尾或附则中要说明负责执行和解释的单位,说明开始执(试)行的日期和执(试)行期限,说明需同时废止的公文或条款;初次制订的规章制度,标题中可加“暂行”或“试行”。学院规章制度必须经学院党政办公室审核,学院院务会审定,必要时还需提交学院董事会审定,由学院统一发布。

     

    第五章公文拟制

    第二十条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

    第二十一条  公文起草应当做到:

    (一)以学院党政名义发出的综合性报告、全院性工作规划、工作计划和工作总结等,由党政办公室起草或组织有关部门共同起草。

    (二)学院报上级领导机关的重要公文,根椐会议的决定或学院领导的意见,由党政办公室起草或组织有关部门共同起草。

    (三)各部门需要以学院党政名义行文或以学院党政名义批转本部门文件或以本部门名义自行发文时,由各部门起草。

    (四)公文涉及其他单位职权范围内的事项,起草单位必须征求相关单位意见,力求达成一致。

    (五)各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

    拟稿时注意事项:

    1. 首页使用规定的审签单;书写用钢笔、签字笔(审改、签批公文亦同样要求)或打印。

    2. 用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称等引文准确无误。引用公文应先引标题,后引发文字号。使用非规范化简称,应先用全称,并在括号内注明(以下简称××)。简称应规范化。时间应写具体的年、月、日。

    3. 结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为(一)第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

    4. 公文中的数字,除发文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外,应当使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。

    5. 公文起草完毕,应将起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料等附在文稿之后。

    第二十二条  学院公文拟稿单位应按要求统一填写《南京理工大学紫金学院发文审签单》(以下简称《审签单》),并将填写好的《审签单》与公文正文拟稿(打印稿、电子文本各一份)交学院党政办公室综合科;送交时间一般应比要求发文的时间提前2个工作日以上。

    《审签单》的使用应一文一事,拟稿单位应按相应要求认真填写。

    第二十三条  公文代字和编号

    学院公文严格按照学院统一规定的代字行文。学院公文按内容可分为行政公文和党委公文,党政办公室分别对行政公文和党委公文进行统一编号。

    第二十四条  学院公文签发前,应当由党政办公室进行审核。审核的重点是:

    (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

    (二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

    (三)涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

    (四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

    (五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

    审核一般应在2个工作日内完成,党政办公室文字秘书签署姓名、日期,党政办负责人签署文件办理意见、姓名、日期。

    第二十五条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

     

    第六章公文办理

    第二十六条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

    第二十七条  收文办理主要程序是:

    (一)签收、登记。对收进的外来文件、电报,由党政办公室分别签收、拆封、登记。

    对院领导亲收件,交由本人拆封。亲收人如认为需要学院存查或处理的,可以交党政办公室按收文登记办理。

    (三)阅批。收文登记后,一般公文由党政办公室负责人阅签提出拟办意见,呈送院领导阅批或转有关部门、单位承办及组织传阅。急件应即时阅批。

    对上级机关发来的密码电报,根据电报要求和院领导批示的范围,由党政办公室通知有关人员来办公室阅看。

    (四)承办。承办单位应按公文要求,根据领导的批示或拟办的意见认真、负责、迅速地办理,并将办理结果记入文件传阅单。

    批办的公文涉及两个以上单位时,交主办单位阅办,由主办单位负责人会同相关部门处理,主办单位应及时将公文送相关单位阅处,并限期收回填写办理结果后,退回党政办公室。

    批办的公文有规定期限的,必须按规定期限办理完毕;无规定期限的,应尽快办理,最多在10个工作日内应办理完毕;如有困难不能依限办理完毕时,应先向党政办公室说明理由,提出预计完成日期,送分管院领导审批。

    一般参阅性文件,各单位从收到文件之日起,必须在3个工作日内阅毕,退回党政办公室。

    (五)传阅。文件传送必须在送件簿上登记后,分送收件单位。收件单位收件后应在送件簿上签收。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

    (六)催办。各级文书工作人员应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

    党政办公室对各单位公文处理情况负有催办、督促和检查的责任。

    (七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

    第二十八条  发文办理主要程序是:

    (一)起草。参见“公文拟制”。

    (二)会签。凡涉及几个部门工作的公文,主办单位应当主动与相关部门或单位协商、并将起草完毕的公文送相关部门或单位负责人核阅会签。

    (三)核稿。

    1. 各部门承办的以学院党政名义发出的公文,应先经部门负责同志核阅签字,送党政办公室复核,再送院领导签发。

    2. 未经核稿的公文,或须会签而未会签,须送附件而未附送的公文,不得送院领导签发。

    (四)签发。

    1. 以学院党政名义的发文,凡属于全面的、重要的方针、政策性问题,应由学院党政主要负责人签发;属日常工作性质的公文,由分管院领导签发。

    2.以学院各单位名义的发文,应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由单位主要负责人签发。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

    3.院领导或院内相关单位负责人对送审的文稿审阅同意,应当在《审签单》上签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。受委托签发的要注明“代签”二字。公文一经签发,不得更改,如需改动,应经签发人审核同意。学院公文未经党政办公室审核直接送院领导签发的,院领导原则上不予受理。

     (五)编号、登记。各单位以学院党政名义发出的文件按规定的字号进行编号、登记。

    以各单位名义发文,由各单位按规定自行编号、登记。

    (六)校对、缮印。

    1. 公文文稿校对由拟稿人或拟稿单位负责。校对要严肃认真,一丝不苟,重要公文要做到二校三校。

    2. 凡以学院党政名义发出的公文文稿,经签发、编号、登记、校对后将文件的纸质和电子文稿送党政办公室,由党政办公室统一印制。

    3. 以各单位名义发文,由各单位自行负责校对、打印。

    (七)用印、发送  学院公文缮印完毕后,由党政办公室在发文单位署名处加盖学院印章并装订。由承办单位按公文要求投送公文主送、抄送单位。

    (八)归档。学院公文发送后,党政办公室负责将印好的公文一式二份与文稿、文稿附件和审签单,及时收齐归档。

    第二十九条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

    第三十条  需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档。

     

    第七章公文管理

    第三十一条  各单位应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

    第三十二条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

    公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

    第三十三条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。

    第三十四条  涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。

    经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

    第三十五条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经学院批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级单位批准。

    复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

    第三十六条  公文的撤销和废止,由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

    第三十七条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

    第三十八条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

    第三十九条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学院信息档案中心。

    工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

    第四十条  新设立的单位应当向党政办公室提出发文立户申请。单位合并或者撤销时,相应进行调整。

     

    第八章  

    第四十一条  学院公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法按照国家相关规定另行制定。

    第四十二条  本办法由学院党政办公室负责解释。

    第四十三条  本办法自发文日起施行。学院2007年4月27日发布并施行的《南京理工大学紫金学院公文处理办法》停止执行